💵 小額採購流程（SBY 表單）
小額採購適用於資訊設備、圖書、軟體、租賃、活動、維護、工程等採購性質的支出。
IMPORTANT
小額採購流程實際依採購組公告辦理之
📋 適用範圍
凡屬資訊及一般設備、圖書（印刷）、軟體、租賃（訂閱）、活動、維護、工程等均適用之。
💰 金額門檻
| 採購類型 | 金額限制 | 說明 |
|---|---|---|
| 適用政府採購 | 新台幣 15 萬元以下 | 一般採購案件 |
| 非適用政府採購 | 新台幣 30 萬元以下 | 特定類型採購 |
WARNING
同廠商及同品項超過門檻金額，不可拆分好幾筆申請
範例：購買 10 套軟體總價超過 15 萬（或 30 萬），應走標案流程
📝 申請流程
表單位置
EIP → 流程表單系統 → 我的填寫案件 → 新增表單 → SBY_小額採購
申請注意事項
- 經費申請核銷新台幣 15 萬元以下（適用政府採購）
- 經費申請核銷新台幣 30 萬元以下（非適用政府採購）
- 附件須有報價單、網路截圖或核准簽呈、經費規劃表等申請相關佐證資料
- 會議餐點單次 1 萬元以上需走小額採購流程
- 預算未核定前須簽呈辦理並核備
- 申請單未核准前請勿逕自採購
📦 結報應檢附文件
財物類小額採購
| 文件項目 | 必要性 |
|---|---|
| 支出憑證黏存單 | ✅ 必要 |
| 發票或收據 | ✅ 必要 |
| 申請單（簽核完成） | ✅ 必要 |
| 報價（出貨）單 | ✅ 必要 |
| 點驗紀錄表 | ✅ 必要 |
| 佐證結報金額之文件/照片等驗收證明 | ✅ 必要 |
| 增加單（財產、物品） | ⭕ 條件性必要（單價 ≥3,000 元） |
驗收證明要求：
- 提供實體設備照片
- 廠牌、規格/型號、序號要拍攝清楚
- 供財管人員列帳使用
軟體類小額採購
| 文件項目 | 必要性 |
|---|---|
| 支出憑證黏存單 | ✅ 必要 |
| 發票或收據 | ✅ 必要 |
| 申請單（簽核完成） | ✅ 必要 |
| 報價（出貨）單 | ✅ 必要 |
| 點驗紀錄表 | ✅ 必要 |
| 軟體授權書/帳號開通畫面 | ✅ 必要 |
| 增加單（軟體） | ⭕ 條件性必要 |
軟體類特別注意：
- 報價單上如有載明付款條件，請與廠商協商
- 付款條件：完成驗收，取得發票或收據並辦理結報完成入帳後，於次月 20 日款付廠商
- 需檢附帳號開通畫面作為驗收證明
勞務類小額採購
| 文件項目 | 必要性 |
|---|---|
| 支出憑證黏存單 | ✅ 必要 |
| 發票或收據 | ✅ 必要 |
| 申請單（簽核完成） | ✅ 必要 |
| 點驗紀錄表 | ✅ 必要 |
| 佐證結報金額之文件/照片等驗收證明 | ✅ 必要 |
工程類小額採購
| 文件項目 | 必要性 |
|---|---|
| 支出憑證黏存單 | ✅ 必要 |
| 發票或收據 | ✅ 必要 |
| 申請單（簽核完成） | ✅ 必要 |
| 點驗紀錄表 | ✅ 必要 |
| 佐證結報金額之文件/照片等驗收證明 | ✅ 必要 |
🎯 實務經驗與小訣竅
TIP
以下為實際操作中的經驗總結，可能會依採購組評估而有所變動
硬體採購實務
點驗紀錄表
- 廠商交貨時間與點驗時間要確保七天內
- 填寫人員需動態調整時間
設備擺拍要求
- 基本上所有設備都要擺拍
- 能拆箱擺拍就拆箱擺拍
- 入照數量要求不一定：
- 有時候買 10 組拍 1 組也會過
- 有時候要拍完整全部數量
- 目前理解：全部擺拍時，可能拆箱 1 組就可以，其他用箱子擺拍
擺拍範例：
範例：多數量設備擺拍，可部分拆箱展示，其餘以箱子呈現
電子設備序號清單
建議先自行建好序號清單（特別是偏個人的電子設備）
清單應包含：
- 序號或編號
- 使用者
- 設備序號
- 備註（如有存放地點議題）
軟體採購實務
點驗紀錄表
- 廠商交貨時間與點驗時間要確保七天內
- 填寫人員需動態調整時間
授權書要求
- 能出授權書，就請廠商出
- 不一定要原廠，代理商也可以
- 用來佐證有採購或是購買品項時效性
- 授權書每一頁都要有採購品項的公司資訊
- 避免採購組以「紙本資料散落怎麼辨識判讀」來挑戰
授權書範例：
範例：軟體授權書，每頁都有公司資訊，清楚標示授權內容
網頁服務截圖
- 如果是網頁服務，能有截圖的畫面就盡量截圖
- 截圖畫面盡可能包含帳號資料（基本上就是電子信箱）
- 採購組要求證明該網頁服務真的是掛在公司帳號下
網頁服務截圖範例：
範例：網頁服務截圖，包含帳號資訊（電子信箱），證明服務掛在公司帳號下
📊 資產採購入帳原則
資產分類
| 財管分類 | 金額 | 經資門分類 | 會計處理 |
|---|---|---|---|
| 固定資產（財產） | 單價一萬元（含）以上 | 資本門 | 按月認列折舊費用 |
| 物品 | 單價 3,000 元~9,999 元 （部分 1,500 元以上） | 經常門 | 一次性認列費用 |
| 無形資產 - 套裝軟體（永久授權） | 單價一萬元（含）以上 | 資本門 | 按月認列攤銷費用 |
| 無形資產 - 套裝軟體（永久授權） | 單價一萬元以下 | 經常門 | 一次性認列費用 |
| 軟體授權（列管） | 授權期間一年以上 | 經常門 | 按月認列費用 |
| 軟體授權 | 授權期間一年（含）內 | 經常門 | 一次性認列費用 |
NOTE
訂閱資料庫及情資報告等資訊服務
依照授權期間，按月認列費用
無形資產檢附要求
無形資產須檢附「授權書」
💡 結報範例
範例 1：列管物品採購
情境：採購筆記型電腦
應檢附：
- 支出憑證黏存單
- SBY 小額採購單（核決後）
- 發票或收據
- 出貨單或報價單
- 點驗紀錄表（交貨與點驗時間在 7 天內）
- 實體設備照片（廠牌、規格/型號、序號清楚）
- 序號清單（包含使用者、設備序號）
- 增加單（財產）
範例 2：軟體採購
情境：採購軟體授權
應檢附：
- 支出憑證黏存單
- SBY 小額採購單（核決後）
- 發票或收據
- 報價單
- 點驗紀錄表（交貨與點驗時間在 7 天內）
- 軟體授權書（每頁都有公司資訊）
- 帳號開通畫面截圖（含電子信箱資訊）
- 增加單（軟體）（若達列管標準）
範例 3：勞務採購
情境：委託廠商辦理活動
應檢附：
- 支出憑證黏存單
- SBY 小額採購單（核決後）
- 發票或收據
- 報價單
- 點驗紀錄表
- 活動照片
- 簽到表或參加名單
範例 4：圖書/印刷
情境：印製宣傳品
應檢附：
- 支出憑證黏存單
- SBY 小額採購單（核決後）
- 發票或收據
- 出貨單或報價單
- 點驗紀錄表
- 印刷成品照片（能拆就拆箱拍攝）
❓ 常見問題
Q1: 如果同一廠商分多次採購，如何計算金額？
同廠商及同品項需累計計算。若累計超過門檻（15萬或30萬），應走標案流程，不可拆分申請。
Q2: 軟體訂閱和永久授權有什麼差別？
- 永久授權：一次性購買，永久使用權。單價≥1萬列資本門，按月攤銷
- 訂閱授權：按期訂閱，期滿失效。列經常門，按授權期間認列
Q3: 什麼是列管物品？
單價 3,000 元以上的財產及物品需列管，需填寫增加單並由財管單位建檔追蹤。
Q4: 報價單上的付款條件和院內規定不同怎麼辦？
需與廠商協商，說明本院付款條件為「結報核銷入帳後次月20日付款」，請廠商配合。
Q5: 點驗紀錄表的時間要怎麼填？
廠商交貨時間與點驗時間要確保在七天內，實務上可由填寫人員動態調整時間。
Q6: 設備照片一定要全部數量都拍嗎？
不一定。有時拍 1 組樣品就可以，有時需要全部數量。建議：能拆箱 1 組詳細拍攝，其他用箱子擺拍。
Q7: 軟體授權書一定要原廠的嗎？
不一定。代理商出具的授權書也可以，但每一頁都要有採購品項的公司資訊。
最後更新：2025/12/08