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預支款申請流程 ​

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依據本院 113 年 9 月 4 日公告_資安院字第 1131001432 號辦理

申請原則 ​

預支款屬同仁支應急用所產生，應專款專用。為落實管理制度，提高行政效率並有效管控資金。

適用時機 ​

基本條件 ​

  1. 完成申請單核准後始得預支

    • 小額採購申請單（SBY）
    • 費用申請單（EZ）
    • 國外出差申請單（BTA）

  2. 款項支付對象

    款付員工的情況：

    • 餐飲
    • 現場消耗品
    • 勞務費（如出席費、鐘點費等）

    款付廠商的情況：

    • 除特殊情形（如政府稅費、公營事業繳款等）
    • 非上述第二點項目的採購

申請前注意事項 ​

申請時程 ​

  1. 國內各項預支作業

    • 請於經費需求日前 一個月 檢附必要資料進行申請
    • 於核准後依其最近一次預支撥款日支付

  2. 國外出差預支款

    • 請於核准後，參酌出差日當月之最近一次預支撥款日進行申請
    • 可直接在 BTA 表單上註明預支金額，毋須另外辦理預支款申請

用款日填寫 ​

  • 預計用款日請填寫每月之 10、20、30 日
  • 遇假日則提前

結報時限 ​

  • 請交易或活動結束後 15 日內進行結報並繳回預支餘款

申請流程 ​

表單位置 ​

EIP → 流程表單系統 → 我的填寫案件 → 新增表單 → PRE_預支款

填寫要點 ​

  1. 基本資訊

    • 申請人姓名、單位
    • 計畫工項
    • 預支事由

  2. 費用資訊

    • 預支金額
    • 預計用款日（10、20、30 日）
    • 用途說明

  3. 附件檢附

    • 已核准的申請單（SBY、EZ、BTA）
    • 相關佐證資料

結報注意事項 ​

預支款結報需依實際支出情況處理，共有三種情境：

情境 1：預支金額剛好用完 ​

範例：預支 $10,000，實際支出 $10,000

處理方式：

  1. 取得憑證後，於支出憑證黏存單黏貼憑證
  2. 在付款資訊欄勾選「沖暫付款」
  3. 無需額外處理

情境 2：預支不足，尚須付款 ​

範例：預支 $50,000，實際支出 $80,000

處理方式：

  1. 在支出憑證黏存單註明：
    預支款：$50,000
實際支出：$80,000
尚須付款：$30,000
  2. 財會組將補付 $30,000 給廠商或員工

情境 3：預支有剩餘，須還款 ​

範例：預支 $50,000，實際支出 $30,000

處理方式：

  1. 將款項匯回院內
  2. 填寫繳款單
  3. 在支出憑證黏存單註明：
    預支款：$50,000
實際支出：$30,000
繳回金額：$20,000
  4. 檢附匯款證明及繳款單

申請範例 ​

範例 1：會議餐點預支 ​

情境：辦理大型研討會，需預支餐點費用

申請人：王小明
計畫工項：150101
預支事由：辦理資安研討會餐點費用
預支金額：$30,000
預計用款日：2025/06/10
附件：SBY 小額採購單（已核准）、廠商報價單

範例 2：專家出席費預支 ​

情境：邀請多位專家參加會議，需預支出席費

申請人：李大華
計畫工項：150201
預支事由：專家學者會議出席費
預支金額：$20,000
預計用款日：2025/06/20
附件：EZ 費用申請單（已核准）、會議議程

範例 3：國外出差預支 ​

情境：赴美國出差，需預支旅費

申請人：陳小華
計畫工項：150301
預支事由：赴美國參加 RSA Conference
預支金額：$60,000
預計用款日：2025/07/10
附件：BTA 國外出差申請單（已核准）

預支款撥款日程 ​

用款日撥款時間
每月 10 日約每月 8-10 日
每月 20 日約每月 18-20 日
每月 30 日（或月底）約每月 28-30 日

NOTE

實際撥款日以財會組公告為準，遇假日則提前

注意事項 ​

申請階段 ​

  1. 相關申請單需已核准（SBY、EZ、BTA）
  2. 預支事由需明確
  3. 預計用款日需填寫正確（10、20、30 日）
  4. 預支金額需合理（不超過實際需求）
  5. 國內事項需提前一個月申請
  6. 需檢附必要佐證資料

結報階段 ​

  1. 交易或活動結束後 15 日內需完成結報
  2. 需取得合法憑證
  3. 支出憑證黏存單需正確填寫
  4. 預支餘款需繳回（若有）
  5. 需檢附匯款證明及繳款單（若有退款）

常見問題 ​

Q1: 什麼情況下需要申請預支款？ ​

A:

  • 需要先支付款項給廠商或個人
  • 如：會議餐點、專家出席費、國外出差費用等
  • 不適用一般採購（廠商送貨後結報付款）

Q2: 預支款可以跨月使用嗎？ ​

A: 可以，但需在交易或活動結束後 15 日內完成結報。

Q3: 如果預支金額不夠怎麼辦？ ​

A: 結報時註明實際支出與預支金額的差額，財會組會補付差額。

Q4: 預支有剩餘的款項如何處理？ ​

A:

  1. 將剩餘款項匯回院內指定帳戶
  2. 填寫繳款單
  3. 結報時檢附匯款證明

Q5: 國外出差預支需要另外申請嗎？ ​

A: 不需要。直接在 BTA 國外出差申請單上註明預支金額即可。

Q6: 預計用款日一定要是 10、20、30 日嗎？ ​

A: 是的。配合財會組撥款作業，請選擇這三個日期。遇假日則提前撥款。

Q7: 預支款申請多久前要提出？ ​

A:

  • 國內事項：經費需求日前一個月
  • 國外出差：參酌出差日當月的最近一次預支撥款日

Q8: 如果忘記在 15 天內結報怎麼辦？ ​

A: 請盡快補辦結報，並於結報時說明延遲原因。長期未結報可能影響後續預支申請。

財會組聯絡資訊 ​

如有預支款相關問題，請洽詢財會組：

  • 綜管處帳管：負責預支款作業
  • EIP 站內信：透過 EIP 系統聯繫
  • 電話：院內分機（請參考組織通訊錄）

最後更新：2025/12/08