費用申請及結報總覽
本文件為院內費用申請及結報的總體指南，包含基本原則、注意事項及重點提醒。
參考資料：114 年 04 月 11 日費用申請及結報說明會
表單與文件快速導覽
| 費用類型 | EIP 表單 | 相關文件 | 相關表單 |
|---|---|---|---|
| 📋 通用規範 | 支出憑證黏存單 | • 總覽 (2025/12/05) | • 支出憑證黏存單 (2025/12/05) • 本國人士領據 (2025/12/05) |
| 🚄 國內出差 | BDA（申請） 國內出差旅費結報單（結報） TXI（短程車資） | • 總覽 (2025/12/05) • 國內出差申請及結報 (2025/12/05) • 短程車資 (2025/12/05) • 55688 計程車 (2025/12/05) • 高鐵電子證明 (2025/12/08) | • 國內出差旅費結報單 (2025/12/05) |
| ✈️ 國外出差 | BTA（申請） 國外出差旅費結報單（結報） | • 總覽 (2025/12/08) | • 國外出差旅費申請單 (2025/12/05) • 國外出差旅費結報單 (2025/12/05) |
| 💰 費用申請與採購 | EZ（費用申請） SBY（小額採購） | • 總覽 (2025/12/08) • 費用申請流程 (2025/12/08) • 小額採購流程 (2025/12/08) | - |
| 📝 其他費用 | PRE / HRCR / 計算表 | • 總覽 (2025/12/08) • 預支款申請 (2025/12/08) • 專業證照費用 (2025/12/08) • 跨境電子勞務 (2025/12/08) | • 跨境電子勞務計算表單 |
💡 表單位置：申請表單在 EIP → 流程表單系統 → 我的填寫案件 → 新增表單；結報表單在 EIP → 常用表單／範本 → 行政類表單 → 帳務
前言
基本原則
- 確認預算編列：費用需已編列於計畫預算內，且與計畫執行內容相關
- 計畫人力投入：依執行投入之計畫工項辦理申請，因人產生之費用（出差、車資、訓練等）需有計畫人力投入配置
費用結報三原則
IMPORTANT
費用結報原則 = 合法性 × 相關性 × 合理性
- 合法性：依內部程序辦理、符合支出標準、在計畫期間內報支並取具合法憑證
- 相關性：為計畫書編列項目、於申請單敘明相關性、支出與預算差異不可過大
- 合理性：依執行進度核銷避免集中期末、共同性費用合理分攤
申請者應注意事項
- 預算確認：確認計畫工項已編列預算，未編列原則不得動支
- 合理規劃：請購項目及預算應合理規劃
- 國外出差：為列管項目，須先與計畫 PO 確認預算；未簽約前以簽呈陳核；簽約後若有異動（地點、人次、預算）需提前一個月提報主管會議並向補助機關申請變更
- 依規定辦理：依本院規章／要點／作業程序辦理
- 檢附文件：應檢附相關文件（詳各流程說明）
- 特殊情況：如需調帳請上簽呈說明
單位主管應注意事項
- 確認計畫工項：申請工項是否與規劃執行投入相符
- 確認預算編列：預算是否已編列於計畫內
- 審核內容合理性：申請單內容是否合理且合於本院規定
- 確認金額一致：申請單及附件金額一致
結報收件時程與付款條件
- 結報收件：依財會組公告結帳行事曆，超過截止日入次月
- 付款時間：結報核銷入帳後次月 20 日付款
- 廠商報價：付款條件以院內規定為主，若廠商報價單無法更改需與廠商說明
重點提醒
- 支出憑證：確認本院抬頭、統編及金額稅額正確；簽核需保留主管簽核時間
- 出差申請：國內外出差申請單核准後始得出差
- 預算確認：費用需已編列於計畫預算內且與執行內容相關
- 人力投入：因人產生之費用（出差、車資、訓練等）需以執行投入之計畫工項辦理
- 跨年度限制：今年計畫需今年結報，次年不得結報本年度憑證
- 提早作業：請採驗及結報需提早完成，減少時間壓力
- 計畫執行：動支應涵蓋計畫起訖期間不得超過計畫訖日；採購驗收需在計畫執行迄日前完成
- 外部查核：需符合合法性、相關性及合理性，備妥說明供委辦單位或審計部查核（本院為行政法人需接受審計部、監督機關及會計師查核）
常見問題
Q1: 如何確認我的費用是否可以申請？
A: 確認計畫已編列預算、費用與計畫執行相關、且符合本院規定。
Q2: 結報單被退回怎麼辦？
A: 查看退回原因後補正文件，重新提交即可。
Q3: 忘記在期限內結報怎麼辦？
A: 請盡快補辦結報，並於結報時說明延遲原因。
Q4: 如何查詢我的計畫工項？
A: 請向計畫 PO 或單位主管確認。
Q5: 支出憑證一定要有本院抬頭和統編嗎？
A: 是的，這是合法憑證的基本要求。無法取得合法憑證者不得報支。
最後更新：2025/12/08